やることが多すぎるあなたへ。1日のタスクを3つに絞る方法を教えます

ToDoリスト
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こんにちは。カトヒサ(@hisayosky)です。

みなさんはやることを1日いくつくらいこなせますか?

 

けん子

毎日やることが多すぎてぜんぜん消化できてないわ!

To Doリストこなし切れたことなんてないわよ!

どうしたらこなせるウーマンになれるのかしら???

 

結論から言いますと、こなせるウーマンになるより「やること」の数を減らしましょう

 

やることはたくさんありすぎると手につきません。

働く時間が一定である以上、作業スピードが早くならない限りやることは増やせません。

 

めちゃくちゃ作業が早い人でないなら、1日に無理なくこなせるタスクはおそらく3つです。

がんばれば4つ以上できると思いますが、経験上、無理がないのは3つまでです。

 

今回は「1日に3つのタスクが適切な理由」と「やることの絞り方」について解説します。

ではいってみましょう。

この記事はタスクを自分で決められる人向けに書いています(フリーランスとか)。

会社などで決められたタスクがどんどん回されてくる場合には当てはまりませんので、そのつもりでお読みください。

 

 

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1日にできるタスク。3つがちょうどよい理由

理由① 「3つ以上は覚えていられない」

木でつくったハート

実行するためにはやることを覚えていなければなりません。

他の作業をしながらですと、覚えているのは余計にむずかしくなります。

 

けん子

忘れちゃうからリストにしてあるんじゃない?

 

と思うかもしれませんが、リストを見ていないときにはタスクが意識から外れます

全体が把握し切れていなければタスクを時間内に遂行することはできません。

 

リストは備忘録としてはいいのですが、リスト化することで「安心してしまう」という欠点があります。

やってないのにやった気になって結局やらない、、、というのはよくあるパターンです。

 

理由②  「しっかりやると2、3時間かかる」

古い置き時計

あなたはしっかり取り組むべき課題にどれくらい時間をかけますか?

課題のボリュームにもよりますが、2、3時間はかかると思います。

ぼくの場合ですと、ブログの記事更新には最低3時間かかります。

 

だとすると、しっかり取り組むタスクなら1日3つが限界です。

1日に作業できる時間はだいたい8時間です。がんばれば4ついけるかもしれませんが、休む時間も入れると「がんばれば」は現実的でありません

 

理由③「多いと感じないのは3つまで」

瓶詰め

学校の授業を思い出してほしいのですが、授業は3つまでならけっこう余裕じゃなかったですか?

4つ5つになってくると、ぼくは「多いな・・・」と感じてました。

ぶっちゃけ4コマ5コマ目はダレてしまって、授業どころではありませんでしたね(笑)

 

タスクも「多い」と感じないくらいがちょうどいいですね。多いと集中を欠く原因になります

ゆえに1日のタスクの数も「3つが適切」となります。

 

理由④  「のってくるまで時間がかかる」

海辺の車

あなたは「切り替え」がじょうずにできますか?

作業を切り替えるにはある程度時間がかかりますし、エネルギーも必要です。

タスクの切り替えは少ない方が効率的です。必要最小限に抑えるのが吉ですね。

 

やることを3つに絞る方法

キノコ

ではやることを3つに絞る方法を見ていきましょう。

To Doリストをわける

To Doリストがあるなら、それをさらに

  • 今日絶対やるべきこと
  • 今日やらなくても困らないこと

 

にわけてみましょう。

ぜんぶ「絶対やるべきこと」かと思いきや、そんなことはまずないんですよね。

 

たくさんあるということは必ず余剰が含まれています

やるべきことはたくさんあるかもしれませんが、「今日」に限定するならやるべきことはさらに限定されますよ。

 

リストではなく「予定」にする

「何をするか」だけでなく「何をいつするか」まで決めてしまいます。

 

  • やること=果物
  • 時間=カゴ

と思ってください。

 

やることだけリストにするのは、果物だけを見てカゴの大きさが見えていません

これですとやることは時間内に収まりません。

やることを予定にするとカゴを見ながら果物を詰め込んでいけるので、やることが時間内に収められます。

 

ぼくはリストを予定にする道具として「デイリー目標達成PDCAノート」を利用しています。

PDCAノート

画像のように方眼ノートに書いていくだけですが、タスクが高確率で遂行できます。

お金もたいしてかかりませんし、オススメのやり方です。

 

詳しい使い方は「最短で目標を達成する!PDCAノート」か下の関連記事を読んでみてください。

🔶関連記事
PDCAノートやるならまずは実践すべき。目標はあとでよい理由を解説します【実践例あり】

 

直近の目標に合致しているか考える

次の段階で「どうなりたいのか」を具体的にすることもやることの減少につながります。

スキルアップは特にそうですが、いつ実現できるかわからないことに時間を使っている場合があります。

「いつか」ではなく「いつまでに」使えるスキルに限定して磨けばやることは減らせます。

 

まとめ:やることが多すぎるのは「時間」を見ながら「やること」を考えてられていないから。1日に無理なく遂行できるのは3つまで

  • やることは覚えていられる分だけにしよう
  • やることリストから「今日絶対やるべきこと」を探そう
  • 「やること」は「いつやるか」とセットで考えよう
  • 直近の目標につながることに限定しよう

 

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